Какую POS-систему выбрать?

Внимание руководителям всех компаний, использующим кассовые аппараты в своей деятельности! За пять лет работы мы бесчисленное количество раз слышали вопрос о том, какую кассовую систему выбрать для начальной деятельности. Действительно, выбор на рынке достаточно широк, но с бухгалтерской стороны мы подготовили для вас свои рекомендации, которые вы можете учесть перед принятием окончательного решения.

Какие бывают кассовые аппараты? Что ж, обычно ответ на вопрос – умные и не умные. Однозначно рекомендуем только начинающим компаниям выбирать только умные кассовые аппараты. Об их преимуществах мы скоро поговорим, но есть один важный юридический аспект - обычные кассовые аппараты скоро придут в негодность. Для крупного бизнеса с годовым оборотом более 300 тысяч евро - уже с 2023 года, а для малого - с 2025 года. Кажется, пути назад нет. И действительно, зачем выбирать такое старое и неэффективное решение? Учитывая общую бюрократическую нагрузку и неэффективность бухгалтерского учета, финансовые причины уже не так важны.

При выборе кассовой системы следует учитывать несколько аспектов, в частности:

• Нужен ли кассовый аппарат торговой компании или кафе?
• Сколько торговых точек у вас есть или вы планируете открыть?
• Как вы хотите вести учет запасов - в целом или в количестве (подробнее об этом дальше)?

Здесь можно найти все интеграции RoboLabs с POS-системами и поддерживаемые решения. Однако, если вы решили доверить ведение бухгалтерского учета RoboLabs, и вы не видите POS-систему, которую вы выбрали для своего бизнеса, в списке интеграций, есть решение для создания и развития интеграции индивидуально для вас. Это правда, это не только стоит денег, но и требует времени. Интеграция тотального складского учета занимает 1-2 месяца, а количественного - и дольше. Но, конечно, все возможно, и наша команда открыта для новых вызовов.

Вот наши рекомендации:

	Для кафе	Торговым компаниям

А теперь аргументированно почему:

• Raso идеально подходит для эксклюзивных торговых компаний, особенно тех, которые имеют более одной точки продаж. Благодаря прямой интеграции, как постоянные, так и временные разные цены или скидки на один и тот же продукт в разных точках продаж могут быть установлены непосредственно из системы Robo, что упрощает управление продажами. Также - давать скидки на группу товаров. Raso поддерживает только оптовый склад, так как кассовый аппарат не имеет модели управления складом, и это было сделано специально, поскольку для управления складом должна использоваться отдельная центральная система.
• Кассовая система IIKO поддерживает только общий складской учет и подходит для использования исключительно в кафе. Она отличается от всех других систем тем, что является международной системой, поэтому, если у компании есть кафе в нескольких странах, она может использовать одни и те же кассовые аппараты.
• Кассовая система N_soft поддерживает как количественный, так и итоговый складской учет. Эту систему выбирают как кафе, так и торговые компании. Однако, по опыту, мы меньше рекомендуем его компаниям, имеющим более одной точки продаж или чрезвычайно широкий ассортимент. Эта система идеально подходит для тех кафе, которые предпочитают вести учет запасов в полном объеме.
• Кассовая система R_keeper используется исключительно в кафе. Поддерживает как общий, так и количественный складской учет, но мы не реализовали полную интеграцию бухгалтерского учета (при необходимости мы внедрили бы эту интеграцию). После выбора модуля количественного складского учета все управление складом переходит в систему Robo - управление рецептами, обработка документов по строкам. Модуль учета количества склада обычно выбирают более крупные сети кафе из-за более высоких затрат на автоматизацию. Кроме того, существуют дополнительные требования к поставщикам, в счетах которых также должны быть указаны коды приобретенных продуктов. Несомненно, это высший уровень финансового контроля, высокоточный и автоматизированный учет продукции, который не оставляет места для ручной работы и многих других функций в системе Robo. Мы говорим, что такой выбор «стoит мого» минимум двумя кафе.

Что ж, если вы все же решите работать с не умным кассовым аппаратом - вам не придется идти к бухгалтеру с кассовой книгой (достаточно сделать фото и отправить их нам с любого смарт-устройства удобным способом ). Преимущество такой кассы только одно - цена. Но бухгалтерский учет в реальном времени придется на время забыть, да и человеческих ошибок при заполнении и вводе кассовой книги, вероятно, тоже не избежать на 100%. Более того, с точки зрения бизнес-контроля, вы не сможете отслеживать движение товаров и услуг, потому что вы не будете видеть ценности в системе, а будете видеть только движение денег. Поэтому наше предложение - выбирать только умные кассовые аппараты.

И в самом конце, как и обещали, кратко рассмотрим разницу между итоговым и количественным складским учетом. Утогоый складский учет означает, что компании сами отслеживают запасы товаров физически и производят инвентаризацию не реже одного раза в год, информируя о фактических запасах бухгалтера, который вносит изменения в системе. Финансовый контроль в этом случае зависит от самой компании, т.е. будет ли он использовать программное обеспечение для управления складом вне системы Robo. При количественном управлении складом система показывает точные остатки, а их значения рассчитываются системой бухгалтерского учета с использованием одного из выбранных методов. Финансовый контроль в собственной системе Robo - высокий, точность отчетности - тоже.

Другой, не менее важный критерий, стоимость бухгалтерского учета. Тотальный складской учет - это гораздо более дешевая услуга, чем количественный складской учет из-за более простых процессов. Важно отметить, что не все бухгалтерские фирмы ведут количественный складской учет. Команда RoboLabs приняла этот вызов и поддерживает учет количества на складе.