Когда компании стоит использовать инструмент проверки документов?

Утверждение документов, или на деловом жаргоне - одобрение, - очень полезный процесс для крупных компаний, помогающий контролировать расходы компании. Этот процесс финансового менеджмента очень широко используется, но не всегда эффективно и целенаправленно.

В идеале случае, процеcс согласования документов в компании должен быть очень простым - покупатель получает счет, проверяет его правильность и пересылает или показывает ответственному лицу для подтверждения подписью или устно. Когда счет утверждается, он оплачивается и отражается в счетах компании. Однако практика несколько иная: в таком неавтоматизированном процессе утверждения документов легко может произойти человеческая ошибка или даже мошенничество.

Чтобы помочь предприятиям избежать этого и более ответственно управлять своими финансами, мы разработали модуль автоматического утверждения документов. Руководствуясь правилами, руководитель каждой компании сможет сам решить, какие счета нуждаются в дополнительном одобрении, а какие нет. Этот инструмент очень гибкий, поэтому можно создавать правила:

• Любая сумма, превышающая пороговое значение, выше которого расходные счета требуют утверждения.
• Возможно, для каждого отдела счета-фактуры, которые вы отправляете для обработки документов, не обязательно должны утверждаться финансовым отделом, но счета-фактуры, представленные менеджерами по продажам, необходимо проверять?
• На уровне сотрудников путем выбора конкретных лиц, чьи закупочные документы необходимо утвердить.
• По каждому аналитическому МВЗ при работе над разными проектами точно распределять затраты.

Основное преимущество этого автоматизированного процесса - прозрачность и отслеживаемость. Никогда не возникнет никаких вопросов относительно того, почему тот или иной счет попал к бухгалтеру, поскольку каждый документ показывает, кто представил документ и кто утвердил и отправил документ бухгалтеру для оплаты. Кроме того, автоматизация проверки документов экономит много времени - ответственное лицо может проверить документ со своей учетной записи Robo в любое время и с любого интеллектуального устройства.

Без автоматизации этого процесса утверждение документов может стать неэффективным бюрократическим грузом, которое не принесет пользы бизнесу из-за чрезмерной вероятности ошибок. Модуль автоматической проверки счетов может быть включен для любого клиента RoboLabs. Наш опыт показывает, что преимущества такого модуля больше всего ощущают компании, в которых работает не менее 20 сотрудников и не менее 50 счетов-фактур в месяц.

Ну и напоследок - не менее важный нюанс. Компании, которые уже автоматизировали этот процесс и используют другие инструменты проверки документов, смогут отказаться, сэкономив не только время на перенос данных из используемой системы в Robo, но и деньги без необходимости платить дополнительные лицензионные сборы за использование системы проверки документов.