Kurią POS sistemą pasirinkti?

Dėmesio visų įmonių, kurios savo veikloje naudoja kasos aparatus, vadovai! Per penkerius veiklos metus klausimą, kurią kasos aparatų sistemą pasirinkti pradedamai veiklai išgirdome nesiskaičiuojamą galybę kartų. Išties, rinkoje pasirinkimas gana platus, tačiau mes paruošėme iš apskaitos pusės savo rekomendacijas Jums, į kurias galite atsižvelgti prieš priimdami galutinį sprendimą.

Kokių kasos aparatų būna? Na, atsakant klausimą paprastai – išmanūs ir ne. Vienareikšmiškai, naujai startuojančioms įmonėms rekomenduojame rinktis tik išmaniuosius kasos aparatus. Jų privalumus aptarsime jau netrukus, bet yra ir vienas svarbus teisinis aspektas – paprastųjų kasos aparatų greitai nebebus galima naudoti. Stambiems verslams, kurių metinė apyvarta viršys 300 tūkstančių eurų – jau nuo 2023, o smulkiems – nuo 2025. Panašu, kad kelio atgal nebėra. Ir išties, kodėl turėtumėte rinktis tokį seną ir neefektyvų sprendimą? Įvertinant visą biurokratinę naštą ir apskaitos neefektyvumą, finansinė priežastis nebe tokia svari.

Svarstant kurią kasos aparatų sistemą pasirinkti, visų pirma reiktų atsižvelgti į kelis aspektus:

• Ar kasos aparatas reikalingas prekybos įmonei, ar kavinei?
• Kiek pardavimo taškų turite ar planuojate turėti?
• Kaip norite vesti sandėlio apskaitą – sumiškai ar kiekiškai (apie tai skaitykite toliau)?

Visas RoboLabs integracijas su POS sistemomis ir palaikomus sprendimus rasite čia. Visgi, jei nusprendėte apskaitą patikėti RoboLabs, o POS sistemos, kurią pasirinkote savo verslui, integracijų sąraše nematote – yra sprendimas kurti ir vystyti integraciją individualiai jums. Tai, tiesa, ne tik kainuoja, bet ir užtrunka. Suminės sandėlio apskaitos integracijai įgyvendinti reikia 1-2 mėnesių, o kiekinės – ir ilgiau. Bet, žinoma, viskas įmanoma ir mūsų komanda – atvira naujiems iššūkiams.

Štai taip atrodo mūsų rekomendacijos:

	Kavinėms	Prekybos įmonėms

O dabar argumentuotai kodėl:

• Raso puikiai tinka išskirtinai prekybos įmonėms, ypatingai turinčioms daugiau negu vieną pardavimo tašką. Per tiesioginę integraciją, tiesiai iš Robo sistemos galima nustatyti tiek pastovias, tiek laikinas skirtingas kainas ar nuolaidas tam pačiam produktui skirtinguose pardavimų taškuose, taip lengvai valdant išpardavimus. Taip pat – suteikti nuolaidas prekių grupei. Raso palaiko tik kiekinį sandėlį, nes pats kasos aparatas neturi sandėlio valdymo modelio, ir tai padaryta tikslingai, kadangi sandėlio valdymui turėtų būti naudojama atskira centrinė sistema.
• IIKO kasos aparatų sistema palaiko tik suminę sandėlio apskaitą ir yra tinkama naudoti išimtinai kavinėms. Nuo visų kitų sistemų išsiskiria tuo, kad yra tarptautinė sistema, tad jeigu įmonė turi kavinių keliose valstybėse, gali naudotis tais pačiais kasos aparatais.
• N_soft kasos aparatų sistema palaiko tiek kiekinę, tiek suminę sandėlio apskaitą. Šią sistemą renkasi tiek kavinės, tiek pardavimo įmonės. Visgi, iš patirties ją mažiau rekomenduojame įmonėms, kurios turi daugiau negu vieną pardavimo tašką ar itin platų asortimentą. Kavinėms, ypatingai pasirinkusioms sandėlio apskaitą vesti sumiškai, ši sistema tinka puikiai.
• R_keeper kasos aparatų sistema naudojama išimtinai tik kavinių. Palaiko tiek suminę, tiek kiekinę sandėlio apskaitą, tačiau suminės apskaitos integracijos nesame įsidiegę (jei atsirastų poreikis – šią integraciją įgyvendintumėm). Pasirinkus kiekinės sandėlio apskaitos modulį visas sandėlio valdymas persikelia į Robo sistemą – receptų valdymas, dokumentų apdorojimas eilutėmis. Kiekinės sandėlio apskaitos modulį dažniausiai renkasi didesni kavinių tinklai dėl didesnių automatizavimo kaštų. Negana to, atsiranda papildomų reikalavimų tiekėjams, kurių sąskaitose turi būti atvaizduoti ir pirktų produktų kodai. Be abejonės – tai pats aukščiausias finansinės kontrolės lygis, labai tiksli ir automatizuota produktų apskaita, kurioje nebelieka vietos rankiniam darbui bei daug kitų funkcionalumų Robo sistemoje. Mes teigiam, kad toks pasirinkimas „apsimoka“ turint bent 2 kavines.

Na, o jei visgi nusprendėte dirbti su neišmaniu kasos aparatu – su kasos knyga pas buhalterį eiti nereikės (užteks tik fotografuoti ir jums patogiu būdu atsiųsti mums iš bet kurio išmanaus įrenginio). Tokio kasos aparato privalumas tik vienas – kaina. Bet apie apskaitą realiu laiku teks kuriam laikui pamiršti, o žmogiškųjų klaidų kasos knygos pildyme ir įvedime į apskaitą, turbūt, 100% išvengti taip pat nepavyks. Negana to, iš verslo kontrolės pusės, negalėsite sekti prekių ir paslaugų judėjimo, nes sistemoje nematysite verčių, o tik pinigų judėjimą. Tad mūsų siūlymas – rinktis tik išmaniuosius kasos aparatus.

O pačiai pabaigai, kaip ir žadėjom, trumpai apžvelgsime, kuo skiriasi suminė ir kiekinė sandėlio apskaita. Suminė sandėlio apskaita reiškia, kad įmonės pačios seka prekių likučius fiziškai ir bent kartą per metus daro inventorizaciją, informuoja apie faktinius likučius buhalterį, kuris sistemoje atlieka likučio pakeitimus. Finansinė kontrolė šiuo atveju priklauso nuo pačios įmonės, t.y. ar ji naudos sandėlio valdymo programinę įrangą už Robo sistemos ribų. Vedant sandėlį kiekiniu būdu, sistemoje matomi tikslūs likučiai, o jų vertes buhalterinė sistema apskaičiuoja vienu iš pasirinktu metodų. Finansinė kontrolė pačioje Robo sistemoje – aukšta, ataskaitų tikslumas – taip pat.

Kitas, ne ką mažiau svarbus kriterijus, apskaitos vedimo kaina. Suminė sandėlio apskaita dėl paprastesnių procesų yra gerokai pigesnė paslauga nei kiekinio sandėlio apskaita. Svarbu paminėti, kad toli gražu ne visos apskaitos įmonės veda kiekinę sandėlio apskaitą. RoboLabs komanda šį iššūkį yra priėmusį ir kiekinio sandėlio apskaitą palaiko.