Kada įmonei verta naudotis dokumentų tvirtinimo įrankiu?

Dokumentų tvirtinimas, arba verslo žargonu – vizavimas, labai naudingas procesas didesnėms įmonėms, padedantis kontroliuoti įmonės išlaidas. Šis finansų valdymo procesas yra labai plačiai naudojamas, tačiau ne visada – efektyviai ir tikslingai.

Idealiu atveju, dokumentų tvirtinimo procesas įmonėje turėtų būti labai paprastas – pirkėjas gauna sąskaitą, patikrina jos teisingumą ir persiunčia ar parodo atsakingam asmeniui ją patvirtinti parašu ar žodžiu. Kuomet sąskaita patvirtinama, ji apmokama ir atvaizduojama įmonės apskaitoje. Tačiau praktika kiek kitokia - tokiame neautomatizuotame dokumentų tvirtinimo procese gali lengvai nutikti žmogiškosios klaidos ar net sukčiavimas.

Siekiant padėti verslui to išvengti ir savo finansus valdyti atsakingiau, sukūrėme automatizuotą dokumentų tvirtinimo modulį. Naudodamas taisykles, kiekvienos įmonės vadovas galės pats nuspręsti, kurioms sąskaitoms reikia papildomo tvirtinimo, kurioms – ne. Šis įrankis labai lankstus, tad taisykles galima kurti:

• Bet kokiai sumai, nusistačius ribą, virš kurios išlaidų sąskaitos reikalaus patvirtinimo.
• Kiekvienam skyriui – galbūt sąskaitų, kurias pateikia į dokumentų apdorojimą tvirtinti nereikia finansų skyriui, bet pardavimų vadybininkų pateiktas sąskaitas reikia peržiūrėti?
• Darbuotojo lygmenyje, pasirenkant konkrečius asmenis, kurių pateiktus pirkimo dokumentus reikia tvirtinti.
• Kiekvienam analitiniam kaštų centrui, kuomet dirbama prie skirtingų projektų, siekiant tiksliai priskirti sąnaudas.

Didelis šio automatizuoto proceso privalumas – skaidrumas ir atsekamumas. Niekada nekils klausimų, kodėl viena ar kita sąskaita pasiekė buhalterį, kadangi ties kiekvienu dokumentu matoma kas dokumentą pateikė bei kas dokumentą patvirtino ir nusiuntė buhalterijai apmokėti. Negana to, automatizavus dokumentų tvirtinimą, taupoma daug laiko – atsakingas asmuo dokumentą patvirtinti iš savo Robo paskyros gali bet kada ir iš bet kurio išmanaus įrenginio.

Šio proceso neautomatizavus, dokumentų tvirtinimas gali tapti neefektyvia biurokratine našta, nenešančia naudos verslui dėl per didelės klaidų tikimybės. Automatizuotas sąskaitų tvirtinimo modulis gali būti įjungtas bet kuriam RoboLabs klientui. Mūsų patirtis rodo, kad tokio modulio naudą labiausiai jaučia įmonės, kuriose dirba bent 20 darbuotojų ir kas mėnesį gaunama bent 50 išlaidų sąskaitų.

Na ir pabaigai – ne mažiau svarbus niuansas. Įmonės, kurios šį procesą jau yra automatizavusios ir naudoja kitus dokumentų tvirtinimo įrankius, galės jų atsisakyti ir taip taupyti ne tik laiką duomenų perdavimui iš naudojamos sistemos į Robo, bet ir pinigus, nebemokėdamos papildomų licencijos mokesčių už dokumentų tvirtinimo sistemos naudojimą.